Советы по проведению презентаций

Подготовка к презентации

В центре внимания каждой бизнес-презентации находится докладчик. И именно его выступление оценивается инвесторами, учредителями, работниками государственных структур, а не то, что демонстрируется на слайдах, проспектах, схемах, чертежах.

Поэтому выступление должно быть максимально живым, интересным и полным. Строить презентации только лишь на буквенном выражении ваших слов не следует, она не сможет заинтересовать потенциальных партнеров. Постарайтесь презентовать свой материал таким образом, чтобы клиент смог из вашего доклада получить полную информацию о вашем проекте. И лишь в подкреплении своих слов для наглядности вы можете приложить к своей бизнес-презентации фотографии, иллюстрации, схемы.

Такой принцип построения бизнес-презентаций был описан Г. Каваски. Его суть выражается в том, что любая бизнес презентация должна укладываться в 20 минут, иметь не более 10 иллюстрированных слайдов и 30-й шрифт текста на наглядных пособиях.

К этому списку вы можете добавить еще один важный элемент, который был рекомендован С. Джобсом. Во время каждой своей презентации Джобс 10 мин. уделял демонстрации возможностей разработанного его компанией продукта, его специфике, особенностям, и устанавливал обратную связь с приглашенными. Вы также можете включить этот элемент в свою бизнес-презентацию, что позволит вам наладить контакт с потенциальными партнерами, вступить с ними в диалог.

Также при подготовке презентации следует четко определить ее суть. Для этого постарайтесь выделить 10 главных моментов – выводов, идей, мыслей, которые вы бы хотели донести до партнеров. Именно на них и стройте свою бизнес-презентацию и не пытайтесь включить в нее что-то лишнее. Если у вас есть дополнительный материал, отразите его в раздаточном материале или же кратко осветите в вашем докладе. В слайдах должны располагаться только основные моменты – преимущества продукта, его отличие от других, специфика, возможности, выгода.

Именно это, в сочетании со словесными выводами, мыслями и идеями, и является основой бизнес-презентации – интеллектуальным товаром, который может иметь высокую ценность у клиентов, при надлежащей подготовке и правильном построении.

Из чего состоит бизнес-презентация?

Выполняя подготовку бизнес-презентации, следует учитывать, что вы презентуете не документ, а идеи, новый продукт, его возможности. Поэтому если вы желаете донести до потенциальных партнеров текст своей презентации, его рекомендуется включить в отдельный файл, который можно прикрепить к основным документам.

Сама презентация должна выполняться в PowerPoint Microsoft, а все документы по презентации следует делать в Word. В них следует отражать только важный материал, относительно представляемого продукта, его преимуществах, свойствах. Кроме этого вы можете включить в презентацию ту информацию, которая позволит партнерам лучше воспринять излагаемые вами идеи.

Следует учитывать, что под информацией понимаются не голые данные в виде простых чисел, фактов, непригодных для быстрого восприятия и принятия решений, а переработанные данные, представляющие собой удобную для восприятия информацию в виде схем, графиков, диаграмм, которые позволяют получить сравнительный анализ между данными различных периодов. Простая таблица с цифрами и колонками не будет являться информацией, поэтому ее включение в бизнес-презентацию нецелесообразно.

Кроме этого, вам необходимо позаботиться и о наличии в своей презентации итогового слайда. Именно он станет самым запоминающимся из вашего выступления, поэтому в нем должна отражаться вся суть презентации, которую вы желаете донести до потенциальных партнеров. Если ваша презентация построена на нескольких темах, итоговый слайд следует сделать по каждой теме, а в конце продемонстрировать суммарный слайд, который позволит слушателям получить общее восприятие основных моментов вашего выступления.

Как проводить бизнес-презентацию?

Во время бизнес-презентации рекомендуется учитывать следующее требование – схема, далее рисунок, затем график, таблица и в последнюю очередь текст. Использоваться данные элементы в презентации должны именно в этой последовательности. Поэтому если вы четко сформулировали свою идею, первоначально стоить подумать о том, как ее можно выразить на схеме. Если у вас не получается отобразить идею схематически, подумайте над ее иллюстрацией, представлением в графике или таблице. Текст в слайды должен включаться только в крайнем случае – если все перечисленные варианты отображения информации на слайдах вам не подошли.

Кроме этого, создавая слайды, применяется правило «5 объектов». Оно основано Дж.Миллером – американским психологом-ученым, который по результатам исследований выяснил, что кратковременная память способна запомнить в среднем около 9 чисел двоичных, 8 чисел десятичных, пять простых слов и 7 алфавитных букв. Таким образом, одновременно человек может отложить в памяти не более 7 различных элементов плюс-минус 2 элемента. Поэтому при создании слайдов не размещайте на них более 5 объектов. Если вы включили в презентацию схему, сократите ее до 5 элементов, или скомпонуйте их таким образом, чтобы визуально они выглядели как 5 блоков, удобных для запоминания.

Какое ПО использовать для создания бизнес-презентаций?

PowerPoint Microsoft 2007-2012 считается наиболее предпочтительной программой для создания ярких, простых, понятных бизнес-презентаций. Программа проста в применении и не подразумевает наличия особых навыков.

Помните, о том, что одна картинка, которая сможет визуально продемонстрировать особенности идеи, продукта или мысли сможет заменить около тысячи слов, поэтому иллюстрированный материал должен обязательно присутствовать в любой бизнес-презентации. Выбрать подходящий иллюстрированный материал можно в интернете, воспользовавшись сервисами Яндекс или Google.

Презентации, дополненные ярким визуальным материалом, намного более интересные и понятные для восприятия, а значит и более эффективные.

Последовательность в разработке бизнес-презентации:

Если вам необходимо создать мультимедийную, понятную, доступную для восприятия бизнес-презентацию, вы можете прибегнуть к рекомендациям Гудкова Д.В. Они подразумевают:

Наличие слайдов, содержащих только основные идеи, мысли представленные в виде схем, рисунков, видеофайлов;

Количество слайдов не более 25;

Подготовку слайдов, не перегруженных спецэффектами, которые будут отвлекать внимание от презентуемого материала;

Правильно подобранную цветовую палитру слайдов, способствующую быстрому восприятию информации, четкости изображений;

Правильную подачу слайдов – они должны быть дополнением к вашему докладу, а не являться основным материалом.

Именно данные рекомендации помогут подготовить информативную презентацию, которая сможет заинтересовать потенциальных партнеров и поможет им принять верное решение.

Главные правила разработки бизнес-презентации

При разработке бизнес-презентации не следует акцентировать внимание на внешней составляющей вашего доклада, так как это может способствовать снижению эффективности вашего выступления. Вы должны научиться соблюдать оптимальный баланс между устным материалом, который вы желаете донести до слушателей и дополнительным в виде мультимедийных элементов – слайдов. Только в этом случае ваша бизнес-презентация будет эффективной, простой для понимания и поможет вам в выгодном свете презентовать любую идею, продукт или товар.

Кроме этого, вы должны помнить о едином стиле, форме и структуре презентуемого материала. Для того чтобы выбрать правильный стиль презентации, вы должны вспомнить основные принципы эргономики, которых придерживаются при разработке любых презентаций, докладов, сообщений. Прежде всего, вы должны использовать не более двух-трех различных шрифтов текста, что позволит концентрировать внимание на написанном без дополнительных усилий. Также вы должны позаботиться о том, чтобы ваша презентация была построена в одной цветовой гамме, что позволит запоминать саму информацию без отвлечения внимания на яркие краски. Кроме этого, не забудьте проверить то, как воспринимается ваша презентация с экрана – как она выглядит, удобно ли ее читать, вызывает ли она интерес.

При подготовке текстов для бизнес-презентации не следует стараться вложить в них все, что вы считаете важным. Размещайте лишь особо ценную информацию и постарайтесь ее сократить до минимума количества слов, которые и будут привлекать внимание ваших потенциальных партнеров. При этом постарайтесь, чтобы весь текстовый материал был уникальным, не скопированным из других источников.

После того, как вы определите главную идею своей презентации, вам следует разработать для нее схему проведения и инструменты, которые лучше иных соответствуют вашим задачам.

В подготовке вы можете применять материалы, размещенные в Интернете, новые мультимедийные материалы, созданные с применением технических, программных средств.

Создавать бизнес-презентации вы можете для представления самых различных проектов:
    • Новых продуктов;
    • Новых идей;
    • Для отражения преимуществ услуг.

Использование бизнес-презентаций позволяет многократно повысить эффективность переговоров, дает возможность полностью раскрыть особенности, преимущества новых продуктов, вызвать заинтересованность в услугах у деловых партнеров, инвесторов, соучредителей. Поэтому чтобы результативность от бизнес-презентации была максимальной, к ее разработке необходимо подходить тщательно, максимально ответственно.

Подготовка к бизнес-презентации

Перед тем как начать разработку бизнес-презентации, следует выявить основную цель вашего доклада. А для этого вам также необходимо подумать над тем, что именно вы желаете донести до слушателей и каких-целей в результате вам необходимо добиться.

Далее вам следует собрать, изучить, проанализировать всю информацию, касающуюся темы вашей бизнес-презентации и выявить основные моменты, которые станут базовой основой аргументации ваших мыслей. Чем больше информации вы проработаете, тем большим количеством знаний вы будете располагать, что поможем вам в дальнейшем с легкостью ответить на любой вопрос.

Кроме положительных моментов презентации, вам стоит заблаговременно продумать и об отрицательных. Все неблагоприятные факты вы должны мастерски завуалировать, сделав основной акцент во время бизнес-презентации только на достоинствах.

Также на подготовительном этапе рекомендуется изучить ваших слушателей – учредителей, инвесторов, соучредителей, потенциальных партнеров. Чем больше вы будете о них знать, тем более эффективную презентацию сможете построить.

После проведения подготовительных мероприятий вам необходимо продумать то, как именно вы будете презентовать свои идеи. Выбор метода презентации зависит от материала, который вы собираетесь представить. Возможно, кроме основного доклада, презентации вам потребуется и распечатанный наглядный материал. Весь материал, который вы будете раздавать слушателям, должен быть оформлен презентабельно, чтобы он вызывал приятные впечатления. Если это будут цветные распечатки, важно чтобы они были хорошего качества, четкими, красочными. Наклеивать цветной распечатанный материал лучше всего на плотную картонную бумагу, чтобы его можно было при необходимости разместить вертикально для наглядной демонстрации.

Презентации в электронном виде

Для создания презентации в электронном виде вам потребуется выбрать программу. Это может быть Open Office Impress, Power Point Microsoft или любая иная программа, которая позволяет подготавливать мультимедийный материал с применением Flash-технологии.

После этого вам следует подготовить структуру своей бизнес-презентации, которая позволит вам не только отразить все ваши мысли в логическом порядке, но и оценить объем вашего доклада. Используя эту структуру при заполнении слайдов, вы всегда будете понимать: сколько вам еще может понадобиться слайдов, какой в них следует разместить материал, где его можно будет найти.

Также следует составить план бизнес-презентации с отражением количества времени на каждый конкретный блок материала, после чего включить в этот план иллюстрированный материал, с учетом его необходимости в определенном месте. Иллюстрированный материал играет особую роль в бизнес-презентации. Он делает ее более интересной, логичной, доступной для быстрого восприятия. Однако не следует включать в презентацию чрезмерное количество иллюстраций, так как они следуют ваш доклад сложным, будут тормозить ваше выступление и отвлекать внимание слушателей.

Вся текстовая информация и иллюстрированный материал должны располагаться с учетом структуры, разработанной вами для презентации. Весь материал, который вы подобрали к презентации, должен быть лично вами проработан и проанализирован. Это необходимо для того, чтобы в случае возникновения вопросов по теме презентации, вы смогли четко на них ответить. Кроме того, поставьте себя на место ваших слушателей и подумайте, какие могут у вас возникнуть вопросы по этой теме. Подумайте над ответами и аргументами, которые будут свидетельствовать в вашу пользу.

Всегда помните о том, что самой эффективной и продуманной является та бизнес-презентация, в которой вы способны ответить за каждое слово. Поэтому если вы включаете в презентуемый материал выдержки из каких-либо работ, обязательно ставьте ссылки, это повысит вотум доверия к вам и к самой презентации.

Также продумайте о том, что вы будете говорить в начале презентации, в ее основной части и в завершении. При необходимости сделать акцент на важном, применяйте иллюстрации, включая обобщенные слайды.

Организация бизнес-презентации

Для того чтобы бизнес-презентация принесла ожидаемые результаты, следует продумать все моменты, которые могут сделать ее максимально эффективной.

Прежде всего, вам следует подобрать правильное место для презентации и его оформление. В этом случае вам потребуется полное оснащение конференц-зала необходимой техникой для визуального, музыкального сопровождения вашего выступления.

Видео и музыка являются самыми эффективными факторами в создании необходимого настроения, поэтому к выбору музыкальных композиций, видео-файлов следует подходить особенно тщательно. Благодаря этому вы сможете сделать из своей презентации красочный, интересный и увлекательный доклад, который непременно вызовет отклик у ваших слушателей.

Подготовка к выступлению с бизнес-презентаций

Перед выступлением вам следует внимательно просмотреть свою презентацию, проанализировать то, на какие моменты вы будете делать акцент, что будете освещать более подробно, какие слайды будет демонстрировать для достижения своих целей.

Определите, сколько времени, вам потребуется для каждого информативного блока. Если ваша презентация рассчитана на продолжительное время, предусмотрите между блоками небольшой перерыв, отвлечение от основной темы, смену докладчика, это поможет слушателям отдохнуть и настроиться на восприятие нового блока материала.

Кроме того, вы должны серьезно отнестись к своему внешнему облику. Поэтому выбирайте для выступления только тот костюм, в котором со стороны вы будете выглядеть уверенно, солидно, респектабельно и по-деловому.

Проведение бизнес-презентации

Эффективность бизнес-презентации в большинстве своем зависит не от ораторского мастерства, а от личностных качеств докладчика, его энергетики, привлекательности, уверенности, умения заинтересовать своим выступлением.

Поэтому перед презентацией постарайтесь создать о себе максимально приятное впечатление. При входе в зал улыбайтесь, поздоровайтесь со слушателями, побеседуйте на отвлеченные темы. Далее можете приступать к официальному приветствию и презентации.

Во вступлении к презентации кратко расскажите ее содержание, осветите задачи, которые вы преследовали. В основной части презентации при изложении материала придерживайтесь заранее отведенных временных рамок, используйте иллюстрированный материал, перерывы между блоками.

После завершения бизнес-презентации обсудите ее со слушателями. Выслушайте их комментарии, ответьте на поставленные вопросы. Приготовитесь к тому, что мнение потенциальных партнеров может не совпадать с вашим, поэтому применяйте весомые аргументы, чтобы склонить потенциальных партнеров на свою сторону.

После обсуждения подведите итог, и проговорите все договоренности, полученные в ходе обсуждения.